Daftar Isi
Perencanaan atau planning adalah fondasi dari manajemen yang efektif. Buktinya, banyak organisasi yang berhasil dalam mencapai tujuannya karena menerapkan perencanaan sebelum melakukan action plan. Setiap langkah aksi yang diambil sejatinya harus didasarkan pada perencanaan yang telah disusun dengan cermat. Sebenarnya, seperti apa pengertian planning dalam manajemen yang perlu dipahami?
Dalam artikel ini, Kokonas bisa mengenal konsep planning yang tidak bisa diabaikan dalam mencapai tujuan organisasi. Kokonas juga akan memahami tujuan planning dalam kesuksesan proyek yang sedang dijalankan. Yuk, simak penjelasannya sampai selesai!
Konsep Planning dalam Manajemen
Lalu, apa pengertian planning dalam manajemen? Planning atau perencanaan pada dasarnya merupakan fungsi manajemen yang utama dalam mencapai tujuan organisasi. Itulah alasannya banyak ahli manajemen menempatkan fungsi planning pada tahap pertama. Singkatnya, perencanaan adalah langkah awal dalam menetapkan tujuan organisasi dan merumuskan metode untuk mencapainya.
Planning dalam fungsi manajemen adalah proses yang melibatkan pengambilan keputusan strategis untuk menentukan langkah yang perlu diambil guna mencapai tujuan organisasi.
Salah satu contoh fungsi manajemen menurut ahli ekonomi yang paling terkenal adalah POAC (Planning, Organizing, Actuating, and Controlling) yang dicetuskan oleh oleh Henri Fayol, ahli manajemen asal Perancis pada awal abad ke-20. Konsep ini menggunakan planning pada tahap awal yang melibatkan perencanaan tujuan, strategi, dan rencana tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Tujuan planning dalam manajemen adalah memastikan pencapaian target organisasi secara efisien. Perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM) maupun sumber daya lainnya yang cermat dapat membantu organisasi dalam mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan, menetapkan prioritas, dan mengembangkan strategi yang tepat untuk mencapai tujuan.
Baca Juga : Menjelajahi Bagaimana Pengaruh AI Terhadap Pekerjaan Manusia
Pentingnya Perencanaan dalam Manajemen
Perencanaan memainkan peran penting dalam mencapai kesuksesan organisasi. Berikut beberapa alasan pentingnya perencanaan dalam manajemen, yaitu:
1. Meningkatkan Efektivitas dan Efisiensi
Kokonas dapat mengalokasikan sumber daya dengan lebih bijaksana apabila terlebih dahulu merencanakan langkah yang diambil untuk mencapai tujuan. Setiap sumber daya, baik itu tenaga kerja, waktu, maupun dana, digunakan dengan lebih efisien untuk mencapai hasil yang diinginkan. Perencanaan membantu organisasi untuk mencapai lebih banyak hal dengan sumber daya yang tersedia sehingga meningkatkan efektivitas secara keseluruhan.
2. Mengurangi Risiko dan Ketidakpastian
Dalam proses perencanaan, Kokonas melakukan analisis menyeluruh tentang situasi dan tantangan yang mungkin dihadapi. Organisasi bisa mengidentifikasi potensi masalah dan mengembangkan strategi untuk mengatasinya. Dengan memiliki rencana yang baik, organisasi lebih siap menghadapi situasi yang tidak pasti atau perubahan. Kokonas juga bisa mengurangi risiko dan lebih baik dalam mengelola ketidakpastian.
3. Memudahkan Pengambilan Keputusan
Ketika melakukan perencanaan, Kokonas mengumpulkan informasi yang diperlukan dan lebih baik dalam melakukan analisis situasi. Hal ini memberikan dasar yang kuat bagi pengambilan keputusan yang rasional. Keputusan yang didasarkan pada informasi yang lengkap cenderung lebih baik dalam jangka panjang serta mendukung pencapaian tujuan organisasi.
4. Meningkatkan Koordinasi dan Kolaborasi
Dalam proses perencanaan, Kokonas harus mengidentifikasi tugas dan tanggung jawab masing-masing departemen. Kokonas bisa memastikan bahwa setiap bagian atau departemen tahu peran dan cara mereka berkontribusi pada tujuan organisasi secara keseluruhan. Dengan pemahaman yang jelas tentang peran masing-masing, kolaborasi menjadi lebih efektif dan organisasi dapat bergerak maju sebagai satu kesatuan yang terkoordinasi.
Baca Juga : Contoh Perencanaan yang Baik untuk Meraih Sukses Bisnis
Jenis-Jenis Perencanaan dalam Manajemen
Terdapat beberapa jenis perencanaan yang digunakan dalam organisasi. Setiap jenis perencanaan memiliki tujuan, cakupan waktu, dan tahapannya sendiri, yang sesuai dengan kebutuhan organisasi dalam mencapai tujuannya. Mari kita lihat penjelasannya di bawah ini:
1. Perencanaan Strategis
Perencanaan strategis adalah pendekatan perencanaan jangka panjang yang krusial dalam mengarahkan organisasi menuju visi yang ditetapkan. Ini melibatkan pengambilan keputusan tentang tujuan dan strategi organisasi.
Tujuannya adalah mengembangkan strategi yang dapat membantu organisasi mencapai tujuan (goal) jangka panjang, yang berkisar antara 3 hingga 5 tahun atau lebih. Proses yang menonjol dalam perencanaan strategis melibatkan penetapan tujuan jangka panjang serta pengembangan dan pelaksanaan strategi untuk mencapai tujuan tersebut.
2. Perencanaan Taktis
Perencanaan taktis merupakan pendekatan yang berfokus pada langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan jangka menengah organisasi. Tujuannya adalah untuk mengembangkan tindakan untuk mencapai tujuan organisasi yang ditetapkan dalam kurun waktu antara 1 hingga 3 tahun. Proses perencanaan taktis yang utama adalah mengembangkan dan melaksanakan rencana tindakan yang dilakukan untuk mencapai tujuan jangka menengah.
3. Perencanaan Operasional
Terakhir, ada perencanaan operasional yang dilakukan untuk mencapai tujuan jangka pendek seperti target harian, bulanan, atau tahunan. Proses perencanaan operasional mencakup penetapan tujuan jangka pendek, pengembangan rencana tindakan untuk mencapai tujuan tersebut, pelaksanaan rencana tindakan, dan evaluasi serta revisi rencana tindakan secara berkala.
Baca Juga : Cara Meningkatkan Penjualan Online Anda dengan Cepat
Tips untuk Perencanaan yang Efektif
Nah, bagaimana supaya perencanaan yang dilakukan berjalan dengan efektif? Lakukan lima tips di bawah ini.
1. Tentukan Tujuan yang Jelas dan Spesifik
Perencanaan yang efektif dimulai dengan penetapan tujuan yang jelas dan spesifik. Tujuan yang terlalu umum membuat rencana menjadi tidak fokus dan sulit diukur. Jika memiliki tujuan yang sangat jelas, semua tindakan yang Kokonas ambil dapat diarahkan ke pencapaian tujuan tersebut. Ini juga membantu dalam mengukur kemajuan dan keberhasilan rencana Kokonas.
2. Identifikasi Sumber Daya yang Dibutuhkan
Sebelum melangkah lebih jauh dalam perencanaan, identifikasi sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Ini melibatkan menentukan apa yang diperlukan, seperti sumber daya manusia, anggaran, teknologi, atau peralatan. Dengan mengidentifikasi sumber daya ini, Kokonas dapat mengalokasikan mereka dengan bijaksana dalam rencana.
3. Buat Rencana Tindakan yang Terperinci
Rencana tindakan harus mencakup langkah-langkah spesifik yang perlu diambil, siapa yang bertanggung jawab, kapan langkah-langkah tersebut akan diambil, dan bagaimana mereka akan diukur. Dengan rencana yang terperinci, semua orang dalam organisasi memiliki panduan yang jelas tentang apa yang harus dilakukan.
4. Tetapkan Jangka Waktu yang Realistis
Pastikan Kokonas menetapkan tenggat waktu yang memungkinkan untuk pencapaian tujuan tanpa memberikan tekanan yang tidak perlu. Jangka waktu yang realistis juga membantu dalam mengatur prioritas dan menghindari penundaan yang tidak diperlukan.
5. Evaluasi dan Revisi Rencana secara Berkala
Terakhir, tetapkan proses evaluasi yang terjadwal untuk rencana Kokonas. Selama pelaksanaan, bisa saja terjadi perubahan dan perkembangan yang mungkin memengaruhi rencana awal. Dengan evaluasi berkala, Kokonas dapat mengidentifikasi perubahan yang diperlukan dan melakukan revisi rencana jika diperlukan. Langkah ini memastikan bahwa rencana Kokonas tetap relevan dan efektif seiring berjalannya waktu.
Perencanaan adalah konsep penting dalam manajemen untuk mencapai tujuan organisasi. Terdapat berbagai jenis perencanaan yang dapat digunakan organisasi, seperti perencanaan strategis, perencanaan taktis, dan perencanaan operasional.
Sekarang Kokonas sudah memahami pengertian planning dalam manajemen, bukan? Pastikan Kokonas menerapkan planning secara efektif dengan mengikuti tips yang diberikan serta tidak lupa menggunakan tools yang efisien, seperti aplikasi Project Management LarkSuite dari Astakona. Seluruh tim yang terlibat dalam proyek yang Koko dan Nana kerjakan bisa mengetahui rencana yang dibuat dengan efektif menggunakan fitur kalender yang tersedia. Hubungi kami dan dapatkan aplikasi ini supaya Kokonas bisa merencanakan proyek dengan lancar sampai selesai.
